استخدام البيانات في تحليل المخاطر للمشاريع
استخدام البيانات في تحليل المخاطر للمشاريع
معنى الخطر:
لا يمكن حصر مفهوم الخطر بكلمة الخطر فقط، إذ أننا نجد أن في نفس الخطر تظهر هناك فرص عديدة، وتعود إمكانية تحويله إلى فرصة لطريقة الاستجابة له. وفي هذا الجانب نجد أن الإطار المنطقي Logframe يحتوي على قسم يتعلق بالمخاطر والفرص بنفس الوقت، ويسمى هذا القسم بالفرضيات، ففي حال كان الفرض/التوقع ذو نتائج سلبية على المشروع يسمى خطراً، وفي حال كانت نتائجه المتوقعة ايجابية يسمى فرصة.
في نفس السياق يجب التمييز بين الخطر والأزمة أو المسألة Issue/crisis فالخطر هو مشكلة لم تحدث ولكن هناك احتمالية لوقوعها، أما الأزمة أو المسألة فهي مشكلة حدثت بالفعل.
متى ينفذ تحليل المخاطر؟
تحليل المخاطر ينفذ في كل نشاطات جمع البيانات، إذ يتم جمع بيانات تتعلق بالمخاطر المتوقعة وطرق الاستجابة المناسبة حتى قبل بدء تنفيذ المشروع، ففي مراحل التحليل الأولي وتقييم الاحتياجات يخصص محور للمعلومات المطلوبة حول المخاطر، كما أن ذلك يتم أيضا خلال تنفيذ المشروع، ففي أنشطة المراقبة والتقييم يجب أن يكون هناك تحليلاً للمخاطر وتحديثاً لسجل المخاطر، وكذلك الأمر في التقييمات الدورية في الشركات، وذلك لأن المخاطر تتغير بشكل دائم مما يستوجب قراءة هذه التغيرات ومجاراتها.
أدوات تحليل المخاطر:
توجد الكثير من الأدوات التي تساعد على ترتيب الأفكار وتحديد المعلومات المطلوبة والعصف الذهني لأهداف معرفة المخاطر وتحليلها وتحديد طرق الاستجابة المناسبة لها، من هذه الأدوات ما هو مخصص للمخاطر ومنها ما يستخدم لأغراض تحليلية أخرى، ولكنه يساعد في ثناياه في تحليل المخاطر. من هذه الأدوات:
سجل إطار المخاطر Risk log.
تحليل سوات SWOT analysis.
سجلات المسائل Issues للمشاريع السابقة.
سجلات التعلم Learning للمشاريع السابقة.
تحليل القوى الخمسة لبورتر Porter’s five forces.
تحليل بيستيل PESTEL analysis.
المخطط العنكبوتي Spider diagram.
ما هي أهم المعلومات التي يجب جمعها حول المخاطر؟
إجمالاً يجب تضمين المحاور التالية في أسئلة تحليل المخاطر:
اسم الخطر.
احتمالية الخطر.
درجة التأثير.
استراتيجية الاستجابة المقترحة: إلغاء الخطر، نقل الخطر، تخفيف الخطر، قبول الخطر، مع معلومات تفصيلية لأساليب الاستجابة.
التغييرات المطلوبة في تصميم المشروع والخطة التنفيذية لأجل الاستجابة المناسبة للخطر.
تكاليف الاستجابة.
ما هي الأقسام المعنية بالاستجابة للخطر.
الدروس المستفادة وأفضل الممارسات.
رضا المستفيدين/العملاء وأسباب عدم رضاهم.
مصادر بيانات المخاطر:
تتشابه مصادر بيانات تحليل المخاطر مع مصادر البيانات الخاصة بأي دراسة تحليلية أخرى، إلا أن أهم مصدر لبيانات المخاطر على الإطلاق هم الخبراء، يليهم المصادر الثانوية وخاصة من المؤسسات والهيئات الرسمية والدولية. يضاف لذلك ما يسمى بالمراجعة المكتبية Desk review، التي تقدم معلومات عن المخاطر والمشاكل التي واجهتها المشاريع الشبيهة.
يمكن أيضا اعتماد استمارات ونماذج التتبع كمصدر بيانات هام للمخاطر في مختلف المشاريع، مثل استخدام استمارات التتبع في خرائط الضبط الإحصائي للجودة Statistical quality control (SQC) charts إذ تساعد على التنبؤ بعطل العملية الإنتاجية، فيتم الاستجابة لها وتصحيحها قبل حدوث العطل.
أين يأتي تحليل المخاطر:
القطاع الإنساني:
· تحليل الاحتياجات الإنسانية: تشكل حجر الأساس لمعرفة المخاطر التي تواجه المشروع الإنساني، مثل أية مخاطر بيئية كالفيضانات التي قد تواجه تنفيذ مشروع بناء مخيم في منطقة ما.
· التقييم الأولي Pre assessment: يساعد على الغوص في تفاصيل أعمق تتعلق بالمشروع بذاته، فتقييم الاحتياجات الإنسانية قد لا يكون محدداً تجاه مشروع بذاته، أما في حالة التقييم الأولي يكون المشروع قد تحدد لذلك يكون تحليل المخاطر أكثر تخصيصاً، مثل دراسة المخاطر التي قد تنعكس عن مشاكل اجتماعية نتيجة استفادة فئات محددة دون غيرها وأساليب منع ذلك والاستجابة له في حال حدوثه.
· المراقبة: كما ذكرنا سابقاً فإن المخاطر تتطور وتتغير خلال تنفيذ المشروع، لذلك من الضروري جدا تحليل المخاطر خلال أنشطة المراقبة وبشكل خاص للمشاريع طويلة الأمد.
· التقييم: وخاصة في التقييم المرحلي (مثل التقييم النصفي Mid-term evaluation) لأنه يسمح بتحليل أعمق للمشروع وللمخاطر مما ينفذ في المراقبة.
· المساءلة: هي نشاط بيني يتواجد خلال كل أنشطة المشروع، وفيها يكون هناك أنشطة وفعاليات تتعلق بمعرفة المخاطر، فالقرب من المجتمع، وإشراك الجهات المعنية Participation، ومشاركة المعلومات Information sharing… كلها تضمن معرفة المخاطر وتجنب الوقوع فيها. أبسط مثال على ذلك عندما تنفذ منظمة إنسانية مشروع توزيع سماد دون مراعاة المعنيين بالمشروع ويظهر بأن هذا السماد لا يتناسب مع طبيعة التربة والمحاصيل في البلد مع العلم بأن أبسط فلاح في المنطقة يعلم بذلك.
قطاع الأعمال:
· اختبار فكرة المشروع Idea validation: يمكن القول بأن كل عملية اختبار فكرة المشروع تدور حول المخاطر، وبالفرص طبعا مع اعتبار ما قدمنا به من تشابك مفهومي المخاطر والفرص.
· التحليل الأولي للسوق White paper: في الكثير من المشاريع التي نفذناها في INDICATORS تكشفت الكثير من المخاطر في هذه المرحلة، إذ أن التحليل الأولي يجري استكشاف حول الفرص والمخاطر الناتجة عن توقعات الطلب، والتسعير، والتنافسية…، وبالفعل دفعت الكثير من المستثمرين إما لإجراء تغييرات جذرية في مشاريعهم أو لإلغاء الاستثمار فيه.
· دراسة الجدوى الاقتصادية: فيها يأتي قسم خاص لتحليل المخاطر، مع العلم بأن ذلك يتشابك مع جميع أقسام دراسة الجدوى، ففي التحليل المالي تظهر تحليلات الحساسية وتوقعات المبيعات والمدة المطلوبة لنقطة التعادل، ومخاطر عدم استقرار قيمة العملة المحلية…
· مرحلة التأسيس والاختبار للمشروع: فيها يتم بشكل دوري تجميع البيانات وتصنيفها ودراسة النتائج والمخاطر والأخطاء…، حتى الوصول لمقترح تعديلات على نموذج العمل بشكل يصل إلى التصميم الأمثل للمشروع ويضمن استدامته.
· مرحلة النمو والاستدامة: في هذه المرحلة على صاحب المشروع أو موظفين معنيين بالمخاطر تحليل المخاطر بشكل دوري لضمان عدم وقوع أخطاء قد تسبب إغلاق الشركة/المشروع، مثل أخطاء في التوثيقات المالية والفوترة تؤدي إلى غرامات ضخمة، مخاطر الوقوع في حالات احتيال وكيفية تطوير الإجراءات لمنع ذلك، مخاطر إغلاق أسواق رئيسية بالنسبة للشركة…
· مرحلة التوسع: تجري الشركات توسعاً لأسواق أخرى، وفي الحالة النموذجية تجري دراسة خاصة بكل عملية توسع (إن كان توسع في المنتجات أو في الأسواق)، فنجاح منتجات الشركة في سوق لا يعني نجاحها في سوق آخر. مثال ذلك فشل بعض شركات الحلويات السورية في دخول سوق اليابان، فكانت محاولات الدخول غير معتمدة على قراءة السوق، لذلك تم طرح المنتج بكميات بالكيلوغرام، مع العلم أن العائلة اليابانية تتألف من 3 أشخاص وأحياناً شخص وحيد، وبأنهم غير معتادين على تناول الحلويات من قبل لذلك لن يأكلوها بكمية تتناسب مع شرائها بالكيلوغرام، فكانت قراءة السوق ضرورية للنجاح من خلال إعادة تصميم حجم المنتج بما يتناسب مع التركيبة الاجتماعية في هذا البلد.
· إدارة الجودة: وخاصة الضبط الإحصائي للجودة SQC الذي يعنى بتتبع العمليات وتوقع الأعطال قبل حدوثها كما ذكرنا أعلاه.
· اختبار تجربة العميل: إذ تساعد على كشف أخطاء بسيطة ستكون بالمستقبل سبباً في خسارة الكثير من العملاء وخسارة الحصة السوقية.
خلاصة تهمل الكثير من المؤسسات تحليل المخاطر، وتتعامل معها فقط عندما تقع وتتحول إلى أزمات في المشروع أو الشركة، وفي حالة أفضل يتم تحليل المخاطر بطريقة اعتباطية لا تعتمد على منهجيات صحيحة ومعلومات كافية مما يسبب عدم معرفة المخاطر الأكثر خطورة على المشروع.
الوصف
استخدام البيانات في تحليل المخاطر للمشاريع
معنى الخطر:
لا يمكن حصر مفهوم الخطر بكلمة الخطر فقط، إذ أننا نجد أن في نفس الخطر تظهر هناك فرص عديدة، وتعود إمكانية تحويله إلى فرصة لطريقة الاستجابة له. وفي هذا الجانب نجد أن الإطار المنطقي Logframe يحتوي على قسم يتعلق بالمخاطر والفرص بنفس الوقت، ويسمى هذا القسم بالفرضيات، ففي حال كان الفرض/التوقع ذو نتائج سلبية على المشروع يسمى خطراً، وفي حال كانت نتائجه المتوقعة ايجابية يسمى فرصة.
في نفس السياق يجب التمييز بين الخطر والأزمة أو المسألة Issue/crisis فالخطر هو مشكلة لم تحدث ولكن هناك احتمالية لوقوعها، أما الأزمة أو المسألة فهي مشكلة حدثت بالفعل.
استخدام البيانات في تحليل المخاطر للمشاريع
متى ينفذ تحليل المخاطر؟
تحليل المخاطر ينفذ في كل نشاطات جمع البيانات، إذ يتم جمع بيانات تتعلق بالمخاطر المتوقعة وطرق الاستجابة المناسبة حتى قبل بدء تنفيذ المشروع، ففي مراحل التحليل الأولي وتقييم الاحتياجات يخصص محور للمعلومات المطلوبة حول المخاطر، كما أن ذلك يتم أيضا خلال تنفيذ المشروع، ففي أنشطة المراقبة والتقييم يجب أن يكون هناك تحليلاً للمخاطر وتحديثاً لسجل المخاطر، وكذلك الأمر في التقييمات الدورية في الشركات، وذلك لأن المخاطر تتغير بشكل دائم مما يستوجب قراءة هذه التغيرات ومجاراتها.
أدوات تحليل المخاطر:
توجد الكثير من الأدوات التي تساعد على ترتيب الأفكار وتحديد المعلومات المطلوبة والعصف الذهني لأهداف معرفة المخاطر وتحليلها وتحديد طرق الاستجابة المناسبة لها، من هذه الأدوات ما هو مخصص للمخاطر ومنها ما يستخدم لأغراض تحليلية أخرى، ولكنه يساعد في ثناياه في تحليل المخاطر. من هذه الأدوات:
سجل إطار المخاطر Risk log.
تحليل سوات SWOT analysis.
سجلات المسائل Issues للمشاريع السابقة.
سجلات التعلم Learning للمشاريع السابقة.
تحليل القوى الخمسة لبورتر Porter’s five forces.
تحليل بيستيل PESTEL analysis.
المخطط العنكبوتي Spider diagram.
استخدام البيانات في تحليل المخاطر للمشاريع
ما هي أهم المعلومات التي يجب جمعها حول المخاطر؟
إجمالاً يجب تضمين المحاور التالية في أسئلة تحليل المخاطر:
اسم الخطر.
احتمالية الخطر.
درجة التأثير.
استراتيجية الاستجابة المقترحة: إلغاء الخطر، نقل الخطر، تخفيف الخطر، قبول الخطر، مع معلومات تفصيلية لأساليب الاستجابة.
التغييرات المطلوبة في تصميم المشروع والخطة التنفيذية لأجل الاستجابة المناسبة للخطر.
تكاليف الاستجابة.
ما هي الأقسام المعنية بالاستجابة للخطر.
الدروس المستفادة وأفضل الممارسات.
رضا المستفيدين/العملاء وأسباب عدم رضاهم.
مصادر بيانات المخاطر:
تتشابه مصادر بيانات تحليل المخاطر مع مصادر البيانات الخاصة بأي دراسة تحليلية أخرى، إلا أن أهم مصدر لبيانات المخاطر على الإطلاق هم الخبراء، يليهم المصادر الثانوية وخاصة من المؤسسات والهيئات الرسمية والدولية. يضاف لذلك ما يسمى بالمراجعة المكتبية Desk review، التي تقدم معلومات عن المخاطر والمشاكل التي واجهتها المشاريع الشبيهة.
يمكن أيضا اعتماد استمارات ونماذج التتبع كمصدر بيانات هام للمخاطر في مختلف المشاريع، مثل استخدام استمارات التتبع في خرائط الضبط الإحصائي للجودة Statistical quality control (SQC) charts إذ تساعد على التنبؤ بعطل العملية الإنتاجية، فيتم الاستجابة لها وتصحيحها قبل حدوث العطل.
أين يأتي تحليل المخاطر:
القطاع الإنساني:
· تحليل الاحتياجات الإنسانية: تشكل حجر الأساس لمعرفة المخاطر التي تواجه المشروع الإنساني، مثل أية مخاطر بيئية كالفيضانات التي قد تواجه تنفيذ مشروع بناء مخيم في منطقة ما.
· التقييم الأولي Pre assessment: يساعد على الغوص في تفاصيل أعمق تتعلق بالمشروع بذاته، فتقييم الاحتياجات الإنسانية قد لا يكون محدداً تجاه مشروع بذاته، أما في حالة التقييم الأولي يكون المشروع قد تحدد لذلك يكون تحليل المخاطر أكثر تخصيصاً، مثل دراسة المخاطر التي قد تنعكس عن مشاكل اجتماعية نتيجة استفادة فئات محددة دون غيرها وأساليب منع ذلك والاستجابة له في حال حدوثه.
· المراقبة: كما ذكرنا سابقاً فإن المخاطر تتطور وتتغير خلال تنفيذ المشروع، لذلك من الضروري جدا تحليل المخاطر خلال أنشطة المراقبة وبشكل خاص للمشاريع طويلة الأمد.
· التقييم: وخاصة في التقييم المرحلي (مثل التقييم النصفي Mid-term evaluation) لأنه يسمح بتحليل أعمق للمشروع وللمخاطر مما ينفذ في المراقبة.
· المساءلة: هي نشاط بيني يتواجد خلال كل أنشطة المشروع، وفيها يكون هناك أنشطة وفعاليات تتعلق بمعرفة المخاطر، فالقرب من المجتمع، وإشراك الجهات المعنية Participation، ومشاركة المعلومات Information sharing… كلها تضمن معرفة المخاطر وتجنب الوقوع فيها. أبسط مثال على ذلك عندما تنفذ منظمة إنسانية مشروع توزيع سماد دون مراعاة المعنيين بالمشروع ويظهر بأن هذا السماد لا يتناسب مع طبيعة التربة والمحاصيل في البلد مع العلم بأن أبسط فلاح في المنطقة يعلم بذلك.
قطاع الأعمال:
· اختبار فكرة المشروع Idea validation: يمكن القول بأن كل عملية اختبار فكرة المشروع تدور حول المخاطر، وبالفرص طبعا مع اعتبار ما قدمنا به من تشابك مفهومي المخاطر والفرص.
· التحليل الأولي للسوق White paper: في الكثير من المشاريع التي نفذناها في INDICATORS تكشفت الكثير من المخاطر في هذه المرحلة، إذ أن التحليل الأولي يجري استكشاف حول الفرص والمخاطر الناتجة عن توقعات الطلب، والتسعير، والتنافسية…، وبالفعل دفعت الكثير من المستثمرين إما لإجراء تغييرات جذرية في مشاريعهم أو لإلغاء الاستثمار فيه.
· دراسة الجدوى الاقتصادية: فيها يأتي قسم خاص لتحليل المخاطر، مع العلم بأن ذلك يتشابك مع جميع أقسام دراسة الجدوى، ففي التحليل المالي تظهر تحليلات الحساسية وتوقعات المبيعات والمدة المطلوبة لنقطة التعادل، ومخاطر عدم استقرار قيمة العملة المحلية…
· مرحلة التأسيس والاختبار للمشروع: فيها يتم بشكل دوري تجميع البيانات وتصنيفها ودراسة النتائج والمخاطر والأخطاء…، حتى الوصول لمقترح تعديلات على نموذج العمل بشكل يصل إلى التصميم الأمثل للمشروع ويضمن استدامته.
· مرحلة النمو والاستدامة: في هذه المرحلة على صاحب المشروع أو موظفين معنيين بالمخاطر تحليل المخاطر بشكل دوري لضمان عدم وقوع أخطاء قد تسبب إغلاق الشركة/المشروع، مثل أخطاء في التوثيقات المالية والفوترة تؤدي إلى غرامات ضخمة، مخاطر الوقوع في حالات احتيال وكيفية تطوير الإجراءات لمنع ذلك، مخاطر إغلاق أسواق رئيسية بالنسبة للشركة…
· مرحلة التوسع: تجري الشركات توسعاً لأسواق أخرى، وفي الحالة النموذجية تجري دراسة خاصة بكل عملية توسع (إن كان توسع في المنتجات أو في الأسواق)، فنجاح منتجات الشركة في سوق لا يعني نجاحها في سوق آخر. مثال ذلك فشل بعض شركات الحلويات السورية في دخول سوق اليابان، فكانت محاولات الدخول غير معتمدة على قراءة السوق، لذلك تم طرح المنتج بكميات بالكيلوغرام، مع العلم أن العائلة اليابانية تتألف من 3 أشخاص وأحياناً شخص وحيد، وبأنهم غير معتادين على تناول الحلويات من قبل لذلك لن يأكلوها بكمية تتناسب مع شرائها بالكيلوغرام، فكانت قراءة السوق ضرورية للنجاح من خلال إعادة تصميم حجم المنتج بما يتناسب مع التركيبة الاجتماعية في هذا البلد.
· إدارة الجودة: وخاصة الضبط الإحصائي للجودة SQC الذي يعنى بتتبع العمليات وتوقع الأعطال قبل حدوثها كما ذكرنا أعلاه.
· اختبار تجربة العميل: إذ تساعد على كشف أخطاء بسيطة ستكون بالمستقبل سبباً في خسارة الكثير من العملاء وخسارة الحصة السوقية.
خلاصة تهمل الكثير من المؤسسات تحليل المخاطر، وتتعامل معها فقط عندما تقع وتتحول إلى أزمات في المشروع أو الشركة، وفي حالة أفضل يتم تحليل المخاطر بطريقة اعتباطية لا تعتمد على منهجيات صحيحة ومعلومات كافية مما يسبب عدم معرفة المخاطر الأكثر خطورة على المشروع.
المراجعات
لا توجد مراجعات بعد.